Анализ приемов описания документной информации для каталогов алфавитной и логической структуры (на примере АО Губернские Аптеки)

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена возрастающими объемами документной информации в архивах и необходимостью ее эффективного описания и систематизации. Современные архивы выполняют не только функцию хранения документов, но и обеспечивают оперативный доступ к информации, что повышает значимость разработки и совершенствования приемов описания документной информации для каталогов как ключевого элемента научно-справочного аппарата.
Степень научной разработанности проблемы можно охарактеризовать как достаточно высокую в теоретическом плане (В.Н. Автократов, Е.В. Старостин, международные стандарты ISAD(G), DACS), однако недостаточно изучены особенности применения приемов описания документной информации в архивах организаций фармацевтической отрасли.
Целью курсовой работы является анализ приемов описания документной информации для каталогов алфавитной и логической структуры на примере архива АО «Губернские Аптеки».
Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:
 изучить нормативно-методическую базу и теоретические основы описания документной информации;
 рассмотреть особенности организации каталогов различных структур в системе НСА архива;
 провести анализ практики применения приемов описания документной информации в каталогах архива АО «Губернские Аптеки»;
 выявить достоинства и недостатки существующей практики описания.
Объектом исследования является система научно-справочного аппарата архива АО «Губернские Аптеки».
Предметом исследования выступают приемы описания документной информации для каталогов алфавитной и логической структуры.
Методологическую основу исследования составили общенаучные методы анализа и синтеза, метод сравнительного анализа, а также метод документального анализа. Методика исследования включает изучение нормативных правовых актов, стандартов архивного описания (ISAD(G), DACS), методических рекомендаций по составлению каталогов, а также непосредственный анализ каталожных карточек архива организации.
Практическая значимость работы заключается в том, что проведенный анализ позволит выявить сильные стороны и недостатки существующих приемов описания документной информации для каталогов алфавитной и логической структуры конкретного архива. Полученные результаты могут быть использованы сотрудниками архива АО «Губернские Аптеки» для повышения качества ведения каталогов, улучшения информационно-поисковых возможностей научно-справочного аппарата организации, а также будут полезны другим аналогичным архивам при организации своей работы.
Структура курсовой работы включает введение, две главы основной части, заключение, список использованной литературы и приложения. В первой главе раскрываются теоретические основы проблемы: рассматриваются нормативные документы и стандарты архивного описания, специфика каталогов алфавитной и логической структуры. Во второй главе проводится практический анализ приемов описания документной информации на примере каталожных карточек из архива АО «Губернские Аптеки». В заключении представлены основные выводы по результатам исследования и рекомендации по совершенствованию практики архивного описания. Приложения содержат образцы каталожных карточек исследуемого архива.
 
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ В АРХИВНЫХ КАТАЛОГАХ
1.1 Нормативно-правовое регулирование и методические основы описания документной информации в архивном деле

Нормативно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации представляет собой иерархическую систему документов, определяющих правовые, организационные и методические основы деятельности в области архивного дела. Фундаментальным законодательным актом является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [2], который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ. Данный закон определяет состав Архивного фонда РФ, разграничивает полномочия Российской Федерации, субъектов РФ и муниципальных образований, регламентирует вопросы права собственности на архивные документы.
Важным нормативным документом, регламентирующим терминологию архивного дела, является ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [6]. Этот стандарт унифицирует понятийный аппарат, используемый в архивном деле, обеспечивая единообразие применения терминов во всей отрасли.
Особое место занимает Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» [3]. Данный документ устанавливает единые правила работы с архивными документами.
На международном уровне архивное описание регулируется стандартом ISAD(G) (International Standard Archival Description) [23], утвержденным Международным советом архивов в 1994 году. Этот стандарт определяет общие принципы описания архивных документов и обеспечивает единообразие архивных описаний на международном уровне.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ устанавливают единые нормы и требования к работе с архивными документами, включая их описание. Согласно данным правилам, подготовка документов к передаче на хранение включает проверку соответствия качества оформления документов установленным требованиям, брошюровку бумаг, нумерацию листов, разработку листа-заверителя, составление внутренней описи дел, уточнение реквизитов обложки дела и формирование описи.
Описание архивных документов осуществляется на основе международных и национальных стандартов. Международный стандарт ISAD(G) предоставляет общую структуру и методологию для создания архивных описаний. Этот стандарт определяет многоуровневый подход к описанию, который позволяет представить иерархические отношения между различными уровнями архивных материалов (фонд, серия, дело, документ).
В Российской Федерации описание архивных документов регулируется национальными стандартами и правилами, согласно которым описание проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. Основой архивного справочника является описательная статья, включающая сведения, идентифицирующие информацию, сведения о составе и содержании информации, об условиях доступа и использования информации, а также сведения по истории архивного фонда [12].
Для обеспечения единообразия в архивном деле используется стандартизированная терминология. Ключевыми терминами являются:
Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов [8, 17].
Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов [8,14].
Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства [20].
При описании архивного документа указывается наименование архива, номер архивного фонда, описи, единицы хранения (дела), листа (листов). Название архивохранилища может приводиться в виде аббревиатуры с последующей расшифровкой в списке сокращений.
Таким образом, нормативно-правовое регулирование и методические основы описания документной информации в архивном деле представляют собой комплексную систему законодательных актов, стандартов и правил, обеспечивающих единообразие и эффективность работы с архивными документами.

1.2 Особенности каталогов алфавитной структуры в системе научно-справочного аппарата архива

Каталоги алфавитной структуры представляют собой один из ключевых элементов научно-справочного аппарата архива. Алфавитный каталог (АК) – это архивный справочник, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен лиц, наименований организаций и/или заглавий документов [9]. В отличие от каталогов логической структуры, алфавитные каталоги организованы по формальному признаку – алфавиту, без учета содержательной стороны документов.
Основными функциями каталогов алфавитной структуры являются информационная, поисковая и справочная. Информационная функция заключается в том, что каталог раскрывает фонд архива по авторскому признаку и обеспечивает ориентацию пользователей в составе документов. Поисковая функция позволяет быстро выявлять конкретные документы, когда известны их авторы или названия. Справочная функция реализуется при наведении различных справок, связанных с комплектованием архива, обработкой новых поступлений и составлением библиографических пособий.
В системе научно-справочного аппарата архива выделяют несколько основных видов каталогов алфавитной структуры:
Именной каталог строится по алфавитному признаку и включает фамилии, имена, отчества лиц (включая разночтения, псевдонимы, прозвища), а также биографические справки. Данный вид каталога позволяет осуществлять поиск документов, связанных с конкретными персоналиями, независимо от их содержания.
Географический каталог представляет собой библиографический справочник, в котором записи располагаются в соответствии с местом создания или географической привязкой документов в алфавитном порядке. Этот вид каталога помогает осуществлять поиск документов, относящихся к определенным территориям или географическим объектам.
Предметный каталог – это каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке предметных рубрик. Он позволяет осуществлять тематический поиск, однако в отличие от систематического каталога, группирует материалы не по отраслям знания, а по конкретным предметам, расположенным в алфавитном порядке [11].
В основу организации алфавитных каталогов положен алфавитный признак, при котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке заголовков индивидуальных и коллективных авторов и заглавий документов. Расстановка карточек в алфавитных каталогах осуществляется по принципу "слово за словом" в соответствии с буквенным составом начальных слов:
 по первой букве первого слова;
 при совпадении первой буквы — по второй букве;
 при совпадении второй буквы — по третьей букве и т.д.;
 при совпадении первых слов упорядочение проводится по второму слову;
 при совпадении вторых слов — по третьему слову и т.д.
Карточки на документы авторов-однофамильцев расставляются в алфавите их инициалов. Как указано в поисковых результатах: "Раньше всех ставится карточка с такой фамилией, при которой нет инициалов, затем карточка, на которой обозначена фамилия с одним инициалом, затем, — с двумя инициалами, после чего, — фамилии в алфавите раскрытых имён и отчеств" [12, 23].
Библиографическая запись на карточках составляется в соответствии с требованиями государственных стандартов, таких как ГОСТ 7.1-2003 "Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления" [18]. В алфавитные каталоги включаются основные и вспомогательные (добавочные, аналитические, серийные) описания, ссылки и справочные карточки.
На каталожных карточках указываются: шифр документа, библиографическое описание, инвентарные номера, справки о вспомогательных описаниях, полный индекс и предметные рубрики. Карточки должны содержать всю необходимую информацию для идентификации документа и его местонахождения в архиве.